Jak prawidłowo prowadzić akta osobowe pracownika? Wybieramy idealne teczki dla działu kadr

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej to jeden z najbardziej odpowiedzialnych i rygorystycznych obowiązków każdego pracodawcy. Niezależnie od tego, czy Twoja firma zatrudnia pięciu pracowników, czy pięciuset, przepisy prawa pracy nie znoszą w tym zakresie żadnych kompromisów. Każdy zatrudniony musi posiadać własną, indywidualną teczkę, w której gromadzone są dokumenty związane z jego rekrutacją, przebiegiem zatrudnienia oraz ostatecznym ustaniem stosunku pracy. W dobie surowych przepisów o ochronie danych osobowych (RODO) oraz regularnych kontroli Państwowej Inspekcji Pracy (PIP), rzucanie luźnych kartek do wspólnego segregatora to proszenie się o poważne kłopoty finansowe i prawne.

Jak zatem zorganizować firmowe archiwum, aby było nie tylko zgodne z prawem, ale również wygodne w codziennym użytkowaniu dla pracowników działu HR? Kluczem do sukcesu są odpowiednio dobrane teczki na akta osobowe. W dzisiejszym artykule przyjrzymy się temu, jak powinny być zbudowane, jak je organizować oraz na jakie modele warto postarczyć w profesjonalnym biurze.

Prawny podział akt osobowych – o czym musisz pamiętać?

Zanim przejdziemy do wyboru konkretnych okładek i materiałów, przypomnijmy sobie, jak obecnie wygląda struktura akt osobowych. Zgodnie z rozporządzeniem regulującym prowadzenie dokumentacji pracowniczej, każda teczka musi być podzielona na wyraźnie wyodrębnione części. Obecnie wyróżniamy ich aż pięć (A, B, C, D oraz E):

Część A: To miejsce na dokumenty zgromadzone w procesie rekrutacji (np. kwestionariusz osobowy kandydata, świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia, dyplomy potwierdzające kwalifikacje).
Część B: Najbardziej obszerna sekcja, dotycząca nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia. Trafiają tu umowy o pracę, zaświadczenia o szkoleniach BHP, badania lekarskie, aneksy do umów czy dokumenty potwierdzające zapoznanie się z regulaminem pracy.
Część C: Gromadzi się w niej dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy (np. wypowiedzenie, kopia wydanego świadectwa pracy).
Część D: Wydzielona specjalnie na dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej (kary upomnienia, nagany).
Część E: Najnowsza sekcja, w której przechowuje się dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu (wprowadzona stosunkowo niedawno nowelizacją Kodeksu pracy).

Profesjonalna teczka na akta osobowe musi bezwzględnie posiadać wewnętrzne przekładki, które pozwalają na fizyczne oddzielenie od siebie wyżej wymienionych części.

Miękkie i elastyczne skoroszyty PCV – klasyka w dziale kadr

Większość firm, szczególnie tych o dużej rotacji pracowników lub zatrudniających setki osób na stanowiskach produkcyjnych, stawia na rozwiązania ekonomiczne, lekkie i zajmujące mało miejsca w szafach kartotekowych. W tej roli doskonale sprawdzają się klasyczne skoroszyty z tworzywa sztucznego (PCV).

Zastosowanie elastycznego plastiku chroni papier przed wilgocią, kurzem i zagnieceniami, a jednocześnie pozwala na wygodne wpinanie kolejnych koszulek z dokumentami dzięki tradycyjnemu mechanizmowi blaszkowemu. Warto w tym miejscu zwrócić uwagę na produkty polskiej marki BIURFOL, które od lat cieszą się zaufaniem kadrowych. Jeśli zależy Ci na uniwersalnym, eleganckim i stonowanym wyglądzie archiwum, doskonałym wyborem będzie Teczka - skoroszyt PCV czarny na akta osobowe BIURFOL.

Co jednak, gdy w firmie pracuje bardzo wiele osób i chcesz wprowadzić system wizualnej identyfikacji? Działy HR często stosują tzw. color coding (kodowanie kolorami). Możesz na przykład przyjąć zasadę, że pracownicy działu handlowego otrzymują teczki w innym kolorze niż pracownicy produkcji. Do wydzielenia konkretnej grupy świetnie nada się wyrazista Teczka - skoroszyt PCV czerwony na akta osobowe BIURFOL. Taki prosty trik z wykorzystaniem barw potrafi zaoszczędzić mnóstwo czasu podczas gorączkowego poszukiwania dokumentów konkretnej osoby w gąszczu firmowych segregatorów.

Twarda oprawa i prestiż – teczki skóropodobne

Choć miękkie skoroszyty są niezwykle praktyczne, w pewnych sytuacjach biznesowych warto postawić na wyższą jakość i elegancję. Teczki w twardej, skóropodobnej oprawie to inwestycja w trwałość na długie lata. Z uwagi na wyższą cenę, firmy często decydują się na nie w przypadku dokumentacji kadry zarządzającej, dyrektorów, członków zarządu lub pracowników z najdłuższym stażem, których akta pęcznieją od gromadzonych przez dekady aneksów, nagród i certyfikatów.

Gruba tektura introligatorska pokryta estetyczną okleiną zapobiega jakimkolwiek odkształceniom. Wewnątrz takich teczek znajduje się zazwyczaj bardziej zaawansowany i grubszy mechanizm ringowy lub specjalne, sztywne przekładki z mechanizmami zaciskowymi, które bez problemu utrzymają setki stron.

W tej kategorii absolutnym bestsellerem są wyroby marki BARBARA. Dla miłośników klasycznej, głębokiej elegancji idealna będzie Teczka na akta osobowe czarna twarda oprawa skóropodobna BARBARA. Jej solidne wykonanie sprawia, że nawet po wielokrotnym przeglądaniu zawartości, okładka wciąż wygląda jak nowa. Jeśli z kolei chcesz, aby teczki menedżerów lekko odróżniały się na półce w gabinecie szefa HR, doskonałą alternatywą jest Teczka na akta osobowe bordowa twarda oprawa skóropodobna BARBARA. Bordowy, skóropodobny materiał ze złotymi tłoczeniami "Akta Osobowe" na froncie prezentuje się niezwykle profesjonalnie i budzi zasłużony szacunek do przechowywanych wewnątrz dokumentów.

Zadbaj o wyposażenie swojego biura z Netbiuro.pl

Porządek w dokumentacji pracowniczej to wizytówka każdego pracodawcy. Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się na ekonomiczne i kolorowe skoroszyty z PCV, czy też postawisz na reprezentacyjne oprawy twarde, pamiętaj, że kluczem jest systematyczność i przestrzeganie ujednoliconych procedur wewnątrz działu kadr.

Kompletowanie wyposażenia do biura nie musi być jednak trudne ani czasochłonne. Prowadzimy profesjonalny sklep papierniczy, w którym znajdziesz nie tylko teczki, ale również wszelkiego rodzaju druki kadrowe (np. polecenia wyjazdów służbowych, wnioski urlopowe) oraz niezbędne artykuły biurowe, takie jak dziurkacze, koszulki i markery do opisywania grzbietów.

Szanujemy Twój czas i firmowy budżet. Właśnie dlatego, dla wszystkich naszych lokalnych klientów przygotowaliśmy świetną ofertę – obowiązuje u nas darmowa dostawa na terenie Krakowa od 150 zł. Skompletuj zamówienie dla swojego działu HR, ciesz się najwyższą jakością produktów i zapomnij o problemach z bałaganem w aktach pracowniczych!