Jak zapanować nad chaosem w magazynie? Przewodnik po niezbędnych drukach magazynowych
Prowadzenie magazynu to zadanie wymagające ogromnej precyzji, doskonałej organizacji i niezawodnych procedur. Niezależnie od tego, czy zarządzasz wielką halą logistyczną, zapleczem prężnie działającego sklepu internetowego, czy magazynem surowców w firmie produkcyjnej, każdy błąd w ewidencji może kosztować przedsiębiorstwo realne pieniądze.
Choć żyjemy w erze zaawansowanych systemów informatycznych (WMS) i skanerów kodów kreskowych, tradycyjne, papierowe druki magazynowe wciąż stanowią absolutny fundament pracy w wielu firmach. Dlaczego tak się dzieje? Są one przede wszystkim stuprocentowo niezawodne, nie wymagają dostępu do prądu czy sieci Wi-Fi, a odręczny podpis magazyniera, kuriera lub kierowcy to wciąż najpewniejszy dowód przekazania towaru, trudny do podważenia w przypadku jakichkolwiek sporów.
Jakie dokumenty pomogą Ci utrzymać żelazny porządek w firmowym inwentarzu? Przygotowaliśmy krótki przewodnik po najważniejszych drukach akcydensowych.
Przyjęcie i wydanie towaru – fundament każdej logistyki
Zdecydowana większość operacji w każdym magazynie opiera się na dwóch wektorach: towar przyjeżdża lub towar wyjeżdża. Każdą z tych czynności należy bezwzględnie i natychmiastowo udokumentować, zanim paleta czy paczka zmieni swoje miejsce docelowe.
Kiedy surowce lub gotowe produkty przyjeżdżają od zewnętrznego dostawcy, magazynier musi potwierdzić ich fizyczną zgodność z zamówieniem. Do tego celu służy dokument PZ (Przyjęcie Zewnętrzne). W codziennej pracy świetnie sprawdzi się poręczny PZ Przyjęcie materiału z zewnątrz mały 1/3 A4 100 kartek STOLGRAF. Dzięki temu formularzowi dział księgowości ma jasny dowód, że faktura od dostawcy zgadza się z faktycznie dostarczonym towarem, co zapobiega płaceniu za braki.
Z kolei, gdy towar opuszcza mury Twojej firmy – czy to w drodze do klienta detalicznego, czy do hurtowni – niezbędny jest dokument WZ (Wydanie Zewnętrzne). Gotowy bloczek samokopiujący, taki jak WZ mały 1/3 A4 wydanie materiałów na zewnątrz 100 kartek STOLGRAF, pozwala błyskawicznie sporządzić listę wydawanego asortymentu. Oryginał trafia do klienta wraz z towarem, a kopia z podpisem odbierającego zostaje w Twoim archiwum, chroniąc Cię przed nieuzasadnionymi reklamacjami typu "towar do nas nie dotarł".
Kontrola zużycia materiałów wewnątrz firmy
Nie każdy ruch na magazynie oznacza sprzedaż lub zakup. Bardzo często towar krąży wewnątrz samej firmy. Przykładowo: pracownicy linii produkcyjnej pobierają z magazynu głównego surowce do stworzenia gotowego produktu, lub dział administracji pobiera papier do drukarki.
Aby nie zgubić kontroli nad tym, na co zużywane są firmowe zasoby (i aby zapobiec ewentualnym kradzieżom pracowniczym), stosuje się dokumenty rozchodu wewnętrznego (RW). Do ewidencjonowania pojedynczych pobrań idealnie nadaje się RW Rozchód wewnętrzny 1-pozycyjny 1/3 A4 100 kartek STOLGRAF. Dokumentując w ten sposób przepływ materiałów, dokładnie wiesz, który dział generuje największe koszty i czy zużycie materiałów jest adekwatne do skali produkcji.
Remanent i oznaczanie regałów, czyli jak nie zgubić igły w stogu siana
Nawet przy najbardziej skrupulatnym wpisywaniu dokumentów WZ i PZ, co najmniej raz w roku (zazwyczaj na przełomie grudnia i stycznia) każda firma musi skonfrontować "papier" z rzeczywistością. Mowa oczywiście o obowiązkowej inwentaryzacji.
Aby sprawnie przeprowadzić proces liczenia setek, a czasem tysięcy indeksów, komisja inwentaryzacyjna powinna być wyposażona w profesjonalny Spis z natury - druk remanentu A4 100 kartek STOLGRAF. Wyraźne rubryki pozwalają na bezbłędne wpisanie nazwy towaru, jednostki miary, ilości stwierdzonej oraz ewentualnych uwag o uszkodzeniach.
Z kolei na co dzień, aby magazynierzy nie musieli za każdym razem szukać odpowiedniego asortymentu, półki i palety powinny być precyzyjnie opisane. Bardzo pomocna okazuje się w tym Kartoteka magazynowa (karton) A5 Pu-Gm-130 100 sztuk STOLGRAF. Umieszczona bezpośrednio przy towarze pozwala na bieżące odnotowywanie przychodów i rozchodów (system "na kartach"), dzięki czemu aktualny stan danej półki widoczny jest od razu, bez konieczności zaglądania do systemu komputerowego.
Wyposażenie magazynu i biura z Netbiuro.pl
Dobre nawyki i konsekwentne stosowanie druków akcydensowych to klucz do bezpiecznej i zyskownej firmy. Zaopatrzenie magazynu i działu logistyki nie musi jednak oznaczać czasochłonnych wyjazdów. Odwiedzając nasz profesjonalny sklep papierniczy, możesz wyposażyć swoje przedsiębiorstwo od A do Z bez wstawania od biurka.
W Netbiuro.pl znajdziesz nie tylko wyżej wymienione druki, ale także wszelkie niezbędne artykuły biurowe (długopisy, segregatory do archiwizowania "wuzetek", pudła, taśmy pakowe czy tonery do drukarek listów przewozowych).
Cenimy czas i budżet naszych lokalnych partnerów, dlatego przypominamy: dla firm zamawiających u nas obowiązuje darmowa dostawa na terenie Krakowa od 150 zł! Złóż zamówienie, zaprowadź porządek w swojej gospodarce magazynowej i ciesz się spokojem podczas każdej kontroli.